ERP系统：让编务工作更高质高效

近年来，基于网络环境的信息化建设正逐步成为衡量出版单位数字化转型的必要条件，在如此大环境下，各出版单位纷纷将企业ERP（企业资源计划）系统建设提上日程。使用ERP系统能帮助出版单位内部更为有效地进行业务沟通，也能更为规范地共享数据，还能及时提供准确的历史数据，供出版单位的领导层作决策参考之用。一方面促进了出版单位的经济效益，另一方面也提高了其自身的工作效率。

　　ERP系统对编务工作的重要意义

　　首先，ERP系统的实施有助于将图书数据串联在一起，减少数据孤岛，避免了各个部门信息不对称。对于编务工作而言，从选题开始，经过三审三校、ISBN（国际标准书号）申领、CIP（图书在版编目）申领，每个流程都相对独立，而通过ERP系统，可使原本各自独立的编务流程的所有数据联系在一起，甚至直到编务下游的印制、发行、财务工作等环节。

　　其次，使用ERP系统能提高编务与行政主管部门之间的互动质量。在编务环节，与行政主管部门的日常互动主要包括选题申报、书号及CIP申领。针对这三个环节，主管部门分别开发了相应的填报软件，同时开放了相应的数据批量导入接口，出版单位可通过ERP系统与相关软件对接，提高工作效率，也减少了人工操作所带来的差错。

　　再次，使用ERP系统还能提高市场的反馈速度，保证服务质量。具体在编务工作中，通过使用ERP系统能及时将市场、读者反馈的信息反映给编辑和作者，这些信息使出版单位更好地面向市场、服务读者。

　　ERP系统在编务工作中的实施策略

　　编务管理包括五大部分：选题管理、合同管理、编审管理、ISBN及CIP申领、费用核算。

　　选题是编务的基础工作，在ERP系统，通过设定选题流程的状态，规范选题的审批流程，还能将行政主管部门对选题的审批意见反馈到系统中去，做到对选题的审核过程有据可查。选题流程还应考虑到与国家新闻出版广电总局相关系统的对接，不仅要将选题申报系统中的必填字段纳入选题上报的表单中，还应考虑将ISBN及CIP系统的部分必填字段也纳入进来，尽可能地减少编辑在下游编务环节的重复操作，提高工作效率。不仅如此，在完善ERP系统中图书印刷工价信息的前提下，申报选题时可附带加入成本预算表，再结合预估的定价，可计算出大致的保本印数，用数据决策，而不是依据经验判断，达到对选题的选择做出科学判断的目的。

　　选题列选后，出版社应与作者签订出版合同，合同也是ERP系统中十分重要的环节，同时也是编辑、印制及稿酬流程申请和审核的依据。在合同填报时，可以把出版社的格式化合同作为模板，并且对部分固定格式进行校验（数字、日期、金额等），以此保证数据的正确性。在合同执行的过程中，可提取合同中的部分数据作校验，如填写印制单时纸张规格须与合同一致，亦可提取合同中的时间数据作相关事务提醒，如在合同所约定支付作者稿酬时间的前三天提醒相关人员申报稿酬单。由此可见，合同与下游流程的关联，将在很大程度上减少因违反合同而产生的差错，也降低了出版单位的法律风险。

　　编审流程的三审是编务工作中最关键的部分，其关系到出版物的内容质量是否能达到出版要求。责任编辑收到稿件，可通过ERP系统登记稿件信息，作为档案保留，之后则可进入三审流程。ERP系统可以查找相关部门及角色，准确地定位出相关选题的复审及终审人员。在三审流程中，责编、复审及终审需将自己的审稿意见填入系统，最终由总编辑审核是否允许发稿，再由系统打印出固定格式的三审意见表作为图书档案保存。通过ERP系统记录三审流程，整个过程不用手写材料，快捷便利，且信息资料保存完整，这使得三审的效率有了很大提升。当然，三审流程并不是越快越好，ERP系统可对三个审次的时间做出指导性的提醒控制，杜绝出现“三审一日游”的情况。

　　稿件在三审完成且总编辑发稿后，ERP系统可自动生成ISBN申请单，并通过任务列表，提醒编务人员导出ERP系统的Excel文件，再将Excel文件导入行政主管部门的ISBN系统中，开始申领ISBN。在取得ISBN后，ERP系统还可保存ISBN系统的条码信息，以便印制部门使用。CIP的申请流程与ISBN申领相似，将ERP系统中导出的XML文件导入CIP申报系统。在CIP申领完成后，ERP系统将会保存CIP核准信息文件，不仅如此，还可自动获取核准信息中的核准号及分类号。由于在选题申报过程中，责任编辑已经将有关信息填入系统中，因此，在申请ISBN及CIP时，整个操作可直接由编务人员完成，减轻了责编和编务的负担，使编辑能更专注于选题策划及书稿编辑加工，减少人工差错，同时缩短出版周期，提高编辑和编务的协作程度及整体的工作效率。

　　费用申请包括作者稿酬及编辑过程中所产生的各种劳务费用的发放申请，这也是编务工作之一。对于作者稿酬，ERP系统可从合同信息中提取稿酬发放的时间、标准等来提醒责任编辑开具稿酬单。对于其他各种劳务费用，如编审费、校对费、装帧设计费等，则可在ERP系统中设定相应发放规则，如按千字、按图幅数、按码数计费，由填报人员申请。通过ERP系统，可不打印费用领取单之外（财务在费用领取后需要使用该单据作为凭证附件）的其他纸质材料，同时费用审核过程中的选题信息、合同信息、作者信息等均可在ERP系统中查询到。

　　信息技术的进步、经济发展环境都使出版单位面临着越来越大的机会和竞争，提升质量、提高效益，是出版社在新形势下的必然选择，实施ERP系统是该选择的必然结果。出版单位必须认清新形势，转变发展理念，借助科技发展的力量，做好出版事业，迎接新挑战。

（作者单位：厦门大学出版社施建岚）