采购从业者与需求部门的那些事儿...

 

　　我最近做保险理赔的时候遇到了一件事儿，以前只需要把发票拍照上传即可，但这次需要我提供发票原件。我发票原件还有其他用途没法提供，所以就打电话给客服，客服跟我说了一大堆他们的规定，且跟我说这是他们的规定，要求我必须照办。但就我所处的场景来看，他们的那些规定是不符合实际需求的，且之前没有跟我说过他们这些规定。我非常的生气且反感，所以向负责这项业务的采购人员反馈了我遇到的情况，建议明年再次采购的时候进行详细的沟通。

 

　　这个场景在公司中其实很常见，就是需求部门提了需求，采购部门说根据XX法律或公司的XX规定，需求部门需要补充XX或提出其他要求，需求部门最后虽然照办了，但肯定心里记恨着，会找机会向老板抱怨。

 

　　那么遇到这种事儿，怎么处理比较好呢？我再举个例子来说明：

 

　　大家应该都遇到过上了飞机却因各种因素导致不能起飞，只能坐在飞机里面等的情况。一个大妈遇到了这种情况，非常生气，对话内容大概如下：

 

　　大妈：到底什么时候能够起飞啊？

 

　　空姐：您好，预计很快就能起飞了，请您耐心等待。

 

　　大妈：一个小时之前你们就说预计很快就能起飞了，到现在还这么说！要是不能起飞，你就别让我们上飞机啊，让我们在下面等着也舒服点啊！

 

　　空姐：实在抱歉，这个是航空公司的规定，我们也没办法，请您耐心等待。

 

　　于是大妈就更生气了，语言激烈的程度已经到了如果我写出来，有可能被封号的程度了。

 

　　这时乘务长过来了，很客气地对大妈说：您好，对给您带来的麻烦我们深表歉意，让大家在飞机上等是因为只有大家都上了飞机且关闭了舱门，我们才能进入控制台的排队起飞名单，如果不让大家上飞机，我们也不知道会在排队，如果我现在请大家下飞机等待，那么我们就会从控制台的排队名单上面消失，会让大家等待更长的时间。我们目前采取的措施，是让大家最快起飞的一种做法，请您谅解。

 

　　大妈听了乘务长的解释之后，虽然还很气愤，但至少不再爆粗口，能够坐下来等待起飞了。

 

　　因为采购工作是廉洁风险高发的区域，与采购工作相关的任何人员都是高危岗位，也因为采购工作必须公平公正，若有失偏颇会带来一系列的不良影响，所以不管是国家还是公司，在采购工作中都有着非常严格的内控和要求。这就导致了采购工作有很多方面看上去不符合实际需求，不近人情，甚至被认为是阻碍公司发展的瓶颈。

 

　　采购人员遇到此种情况，不要抱怨，换位思考一下，是完全可以理解的。所以采购员要有心灵解忧姐姐的技能及心态，遇到问题，不要用规则来说话，要将法律和规章还原到它设定的本来目的，好好进行解读和沟通。

 

　　根据我以前的经验，如果遇事就讲法律和规章的话，遇到的最好情况是口服心不服，更多的是口也不服，心也不服。如果进行耐心的讲解和沟通，一般都会理解我的做法和苦衷，并且对我深表同情，认为大家是同一个战壕的。

 

　　将法律和规章还原到他设定的本来目的并不是一件容易的事儿，需要采购人员完全的融会贯通，需要采购人员有丰富的实践经验。我大学专业是采购，毕业之后从事采购工作十余年，但现在我都觉得没有对采购行业最基本的《中华人民共和国招标投标法》融会贯通，每次听老师讲都会有新的感悟。采购人员一定要认真学习，并且理论联系实际，彻底明白法律的意义和内涵。

 

　　2、需求部门有意向供应商并不是坏事儿

 

　　很多采购人员对需求部门有意向供应商非常反感，但我认为只要不发生利益问题，这是件好事儿，对采购工作的顺利开展有着非常大的帮助。采购人员千万不要带着“肯定有利益问题”的思路去开展工作，那样容易做出偏激的决定。

 

　　首先，需求部门有意向供应商意味着什么？意味着他对潜在的供应市场有着比较充分的了解，甚至做了比较充分的市场调研，意味着他知道自己到底想要什么，意味着他知道什么样的东西能够满足他的需求，也就意味着这次采购活动能够比较容易地达到本来的目的，意味着这次采购活动已经成功了一半。

 

　　不要认为所有需求部门在立项的时候就已经想清楚自己到底想要什么了，实际工作中没有几个需求部门能够说清楚。遇到说不清楚的，不要着急，因为这是一种普遍现象。

 

　　其次，需求部门有意向供应商就一定会有利益问题吗？首先肯定会有这种情况，但这种情况并不是大多数。

 

　　举个例子：去超市买方便面，会不会有意向去找一些品牌呢？肯定会有，因为你对方便面的供应商市场有着非常充分的了解，你之前就吃过，你就觉得这家的味道好质量棒，所以你有很强的倾向性，这难道不对吗？需求部门有意向供应商同样如此，有些即使之前自己没用过，但在同行业里面的名气和信用已经很牛了，难道需求部门想要优秀的供应商不对吗？

 

　　再举个例子：人生第一次去买车，先在网上进行了详细的对比，然后去4S店进行现场考察，最后在心里形成了一个大致的排序，这应该是比较正常的思维。公司采购同样如此，需求部门进行了充分的市场调研，然后看重了其中的一两家，同样也是比较正常的思维。

 

　　最后，只要不涉及利益关系，需求部门有意向供应商不是坏事，但如果在操作过程中，采购人员发现了一些端倪，一定要把握原则，坚决制止。

 

 

　　没有人喜欢被改变和拒绝，包括需求部门。需求部门认认真真写出来的技术规范书有问题，怎么办？打回重写这是必须的。但如何做是关键。

 

　　首先，多讲讲小龙女和小笼包的事儿。心目中的小龙女是什么样子的，一定要把每个细节描述清楚，有没有酒窝，大酒窝还是小酒窝，甚至酒窝的位置都很影响小龙女的美貌，如果没有把心目中的小龙女描述清楚，最终真的会变成小笼包。因为小龙女很少见，小笼包满大街都是，供应商肯定会提供最好找，最便宜的。

 

　　其次，帮助需求部门对小龙女进行画像。需求部门买东西的次数肯定没有采购员做采购活动的次数多。需求部门不知道如何描述才精准无歧义，不知道什么样的腿才是美腿，不知道既要要求美腿的长度，还要要求美腿和身体的比例。采购人员要利用自己的经验和专业技能帮助需求部门去撰写技术规范书。

 

　　最后，开个模，方便以后用。每次都很细致的去帮助那是不可能的，大家都没这么多的时间和耐心，跟需求部门一定制定出美女的各项主要比例和要求，以后再要各种小龙女的时候，按照这个要求进行搭建和调整，事半功倍。

 

　　不要直接拒绝，仔细倾听需求部门的诉求，提供满足诉求的可行的解决方案和改进建议，帮助他一起改正，共同成长，让需求部门意识到你所做的一切都是为他着想的。

 

 

　　每个有报酬的劳动，都是有付出作为支持的，在服务行业有句话“我们的收入至少有30%是我们受到屈辱换来的”，虽然有些夸张，但道理确实如此。所以，大家都很难，采购部门很难，需求部门同样也不容易，大家各有各的难处。

 

　　技术规范书写不清楚，是因为他的客户都不知道自己要什么；逼着采购部门加班加点，是因为客户说如果不能按时交付，合同就不签了；标准设置的有倾向性是因为客户让的，但还不给任何书面说明；采购需求改来改去，是因为……。这里面的“客户”只是个代名词，其实可能是任何人，作为采购人员应该能理解我这句话的意思。

 

　　5、多了解需求部门的业务，不要被认为“因为你不懂，所以你才拒绝我的需求”

 

　　采购人员不需要精通需求部门的业务，但至少需要达到“我懂你”的程度。与需求部门交流的时候，明白他们说的是什么，不要让人家有种对牛弹琴的感觉；看到需求部门的简要技术需求介绍，能够基本判断出他们想要的到底是什么东西；看到需求部门设定的有倾向性的指标，知道是需求部门的根本诉求是什么，想出合法合理的方式帮助需求部门达到合理目的。培养需求部门一旦遇到问题，就请你帮忙出对策想办法的习惯。你越懂他，他就越依赖你。

 

　　6、要意识到规章制度是用来处理原则与例外之间的

 

　　学问，让制度服务企业发展

 

　　法律的本质是什么？最近参加培训，听到了一种说法“法律是处理原则与例外之间的学问”，仔细想想说的太有道理了。对于公司制度同样可以参考这个思路。在规定什么事儿能做，什么事儿不能做的同时，充分考虑企业发展和运营过程中可能出现的各种例外情况，对例外情况予以重新评定，对于符合公司发展需要的违反原则的例外情况进行特殊的规定。

 

　　举个例子来说明：法律规定不允许闯红灯，但是也有规定110、119和120车辆在执行任务的时候可以闯红灯；法律规定依法必招的范围是100、200和400，但也规定了什么情况下即使达到了这些金额仍旧可以不用招标。

 

　　不允许闯红灯以及依法必须招标的限额设定好，但例外情形就需要结合实际的情况进行设定了。如果现在除了110、119和120之外，国家又增加了一个同类用途的抢险救灾车辆，那么这类车辆是否可以闯红灯？答案肯定是可以的。

 

　　所有的法律和制度都是根据相应单元短期内的情况制定的，并会根据其发展而不断的进行更新迭代的，采购人员在制定规章制度时需要结合实际情况加以思考和辨别。

 

　　上面说了这么多，我担心会被误解，还是要澄清一下：采购人员所有的考虑应是在不违法、不违规的情况下，应是为了公司发展的大局考虑，任何涉及利益问题的事宜都要坚决制止。采购人员要严格遵守职业操守，采购人员心里要谨记你不仅是领导的下属，还是公司的员工，一切都要为公司考虑；你不仅是公司的员工，还是一名采购职业的从业职者，一切都不能失了采购从业者的尊严和骨气。

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