财务管理如何参与采购环节的管理

 

　　一、财务管理与基本业务循环的关系

 

　　综合剖析成功企业的经营模式，不难得出：企业要实现“自然资源资本化，经营要素扩大化，结构配置最优化，投资回报最大化”的目标，必须优化企业要素，系统挖潜，扩大市场营销，和谐发展，其核心就是要以财务管理为中心加强企业管理。财务管理作为一项全面、综合的管理活动，与企业各项基本业务活动有着非常密切的联系。财务管理利用价值形式以资金流为主线，将销售业务、研发业务、采购业务、生产业务等基本业务环节串联在一起，并推动信息流和物流在各个环节中合理流动，形成“三流合一”的基本业务闭环循环系统。同时，财务管理主要通过资金流这个链条，将价值链分析、全面预算管理、资金管理、财务分析、成本控制、财务预警、内部审计等财务管理职能融合于这个采购环节之中，有效体现了财务支持领导决策、支持利润创造和控制风险的核心职能。以提高企业经营效率为目标，一是通过会计记录与核算、财务信息披露等基本会计职能，突破财务系统与非财务系统的信息屏障，实现信息及时传递；二是通过对价值链分析、资金分析、成本分析等财务分析手段，实现对企业经营决策的有效支持；三是通过成本控制、税收筹划、预算管理等财务管理手段，使财务管理介入业务系统过程管理，更好的为生产经营服务；四是通过财务预警、内部控制，内部审计等财务监控方式，不断优化业务流程，明确职责划分，规范信息传递、全面防控业务风险，使财务监控延伸到业务末梢。反之，基本业务循环也会促进企业财务系统不断更新财务管理手段，优化财务管理目标和组织定位，提高财务人员的素质，推动企业财务管理不断由核算型向管理型转变，从而提升财务管理在企业经营管理中的地位。从这个意义上讲，财务管理与基本业务循环是相互融合，相互促进的。进行财务系统与基本业务循环的有效融合，可以大大提升企业资源的利用效率和生产经营效率，从而实现企业价值最大化的目标。

 

　　二、采购活动的主要业务环节

 

　　采购活动是企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。公司的采购活动课大致分为战略性采购和操作性采购两个层次。

 

　　战略性采购包括：供应商管理(包括选择、评价、谈判、数据维护、解决冲突、寻找新的供应商几个环节)；供应市场的研究和分析；制定降低成本的计划和具体实施；改善采购流程的计划和实施；制定采购战略和采购策略；对交货期、成本、供应商数量、付款期等重要指标负责；标准合同的制定；支持新产品开发等几个方面的业务环节。

 

　　操作性采购包括：需求预测；制定物料需求计划；询价；定价并下订单，签定采购合同；库存管理(指库存水平)；货物的接收；货款支付并催要发票单据；与生产部门的协调；过程控制等相关业务环节。

 

　　三、财务管理参与采购管理

 

　　财务管理参与采购环节管理，应从财务管理的核心职能进行分析，即支持领导决策、支持利润创造和加强风险控制三个方面进行论述。

 

　　（一）财务管理为采购管理提供价值分析，支持领导决策

 

　　价值分析是企业现代管理的工具，它站在企业和行业角度，分析何处可以增加企业价值或降低成本，同时更好保持企业与供应商及行业中其他企业的关系。一是财务管理可以通过收集和分析企业财务成本数据，将采购业务的各个环节分解为单独的作业，然后通过业务分析法将各个业务区分增值与非增值作业，对于非增值的采购业务，分析研究是否采取业务外包或自行生产方式来降低采购成本，从而进一步优化采购流程、确定合理的采购批量和采购方式，提高采购增值作业的效率，以达到降低成本的目的。二是财务系统还可从战略的高度对供应市场进行分析，考虑是否可以利用上下游价值链进一步降低成本或调整企业在行业价值链中的位置及范围以取得成本优势。比如通过行业价值链分析找出企业的竞争优势，重新整合内部资源，制定新的采购战略，与关键供应商建立战略联盟关系，支持新产品开发等等。

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　　（二）财务管理支持采购业务降低成本、撑开利润空间

 

　　财务管理支持财务业务降低成本，主要体现在操作性财务业务层面，可在以下几个采购业务环节进行成本控制。

 

　　1、采购计划编制环节。在此环节，财务主要通过预算管理对财务计划进行控制采购成本。主要体现在两个方面：一方面采购部门的年度采购计划是企业编制年度预算的重要依据，企业的资金预算、利润预算等财务预算都需要以采购计划进行统筹安排，因此，采购计划编制的准确性是成本控制的起点，财务部门通过对采购部门计划编制人员的业务指导，可以保障采购部门提供准确的采购计划，财务人员的审核和把关，也可以将不合理的采购费用进行剔除，达到既满足生产所需，又能控制成本的目的。第二方面，在日常管理中，财务部门可通过预算执行控制采购费用。即采购计划必须按照月度或季度预算执行，控制在预算定额内，如有超预算或无预算的采购支出计划，则要履行审批手续，从而有效控制采购支持。

 

　　2、询价/比价环节。采购人员进行询价时，财务部门可通过历史采购价格分析来提供询价依据，保障低价采购，同时，有些公司还将采购比价工作放在财务部门来控制采购价格。

 

　　3、采购合同签订环节。该环节财务主要参与付款比例和付款周期等采购付款条件的确定。采购付款条件决定资金使用和筹集的时问，适当的赊账可以节省资金成本。短期来说可以节省财务费用，增加企业的价值。财务部门应积极与采购部沟通协调，参与采购合同签订前的审核工作。主要通过营运资金的分析，统筹考虑公司当前的资金状况，向供货商争取最优的货款支付方式，在确保不影响公司信用和进货周期的前提下尽可能的延长付款周期和减少预付款的比例等等，即尽可能的利用合同付款条款减少公司的资金成本。此外，对于国外采购的项目，财务还可以参与选择对本公司有利的结算货币、远期套汇保值、信用证结算等，降低资金成本，减少资金占用。

 

　　4、货款支付环节。在这个环节，财务主要可运用资金的统筹管理，考虑最优的资金结算方式，比如用远期承兑汇票结算比现金结算可以减少资金占用，并利用暂时闲置资金发挥更大的资金效益；另外，财务还可以通过在增值税进项税环节进行税收筹划，主要是在采购时对进项税发票进行确认，从进项税能否抵扣、价格、质量、何时何种方式付款（考虑资金时间价值）等多方面综合考虑，达到合理避税的目的。

 

　　5、库存管理环节。较高的库存量不仅占用较大的资金，影响资金流动和使用效率，而且长期压库容易造成材料损失，不利于企业价值增值。财务可以通过对库存水平和结构分析，并且车间成本核算人员可与仓库管理人员联合提出合理库存的水平，有效降低库存占用，减少呆滞库存；另外，随着全面预算管理体系在企业中的逐步推广，财务可以通过采购预算的编制、执行、分析来有效控制材料库存量和采购价格．同时利用储备资金周转次数、储备资金平均占用等财务指标的考核来对采购部门进行约束、激励。通过上述手段达到控制库存、降低成本的目的。

 

　　（三）财务参与采购监督管理，控制采购风险

 

　　可以说，财务通过财务信用调查、内部审计、财务预警、内部控制、全面预算管理等财务控制手段参与采购风险控制，体现在采购业务环节的方方面面，是全面的风险管理。因此，该部分内容将以财务管理职能的方式展示财务参与采购监督的过程。

 

　　1、财务信用调查。在采购前期，财务可以参与对关键供应商的信用调查，主要运用一些财务调查和财务分析手段，了解供应商的财务状况、资金状况、银行信誉状况等，避免因供货商因供货不及时、产品质量不达标甚至不能供货等原因造成经济损失。

 

　　2、内部审计。财务可以运用管理审计、采购专项审计、采购绩效审计等一些经济审计手段对采购效率、采购流程以及采购风险等方面进行系统的评估分析，根据发现的问题提出管理建议，并督促采购部门进行整改落实，达到控制采购风险的目的。

 

　　3、内部控制。内部控制体现在采购管理的各个环节，并延伸到采购业务的末端。其主要是通过对采购权限的划分和付款业务的授权审批进行风险控制，避免因采购人员的道德风险给公司造成采购损失。财务管理应当对采购与付款业务的各个环节建立严格的授权批准制度。明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和操作要求。此外，随着以财务为主导的ERP等企业管理软件的推广，财务对采购环节的内部控制管理的能力得到有效提升。财务可以通过相关软件对采购进行流程管理，没有批准的申购单的采购一律不予入库、报账、付款，这能在一定程度上合理控制采购数量和时间。

 

　　4、财务预警。采购供应活动的财务信息及时反馈是实施动态采购风险控制的有效方式。财务通过系统分析公司内部核心采购环节，建立系统的财务预警指标体系，并构建有效的预警通道和预警处理机制，实现采购环节财务预警的实时反映和处理，从而达到控制采购风险的目的。采购环节的主要预警指标包括但不限于：采购计划偏差率、采购价格差异率、存货与流动资产比例、应付账款周转率、主要原材料库存量、盘点差异率、付款逾期率等。

 

　　5、全面预算管理。随着全面预算管理体系在大多数企业中的逐步推广，财务可以通过采购预算的编制、执行、分析来有效控制采购风险，杜绝超预算、无预算采购项目的资金支付，从而有效减少采购风险，同时，财务还可利用储备资金周转次数、储备资金平均占用等财务指标的考核来对采购部门进行约束、激励。