原标题：OA系统是什么？OA系统怎么用？

纸引未来网讯阅读本文，你将了解：1、关于OA系统；2、目前OA系统平台架构中存在的普遍问题；3、OA系统选型八大原则；4、解决措施：零代码绕过技术障碍；5、企业OA信息化建设总体方案。

OA信息化解决方案放在这里了，大家可以试试>>>>

关于OA系统

1.概念定义

Office Automation是OA办公系统的全称，也被称为协调办公系统，是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统。对于办公自动化并没有明确的定义，广泛来说，就是采用计算机管理，可以方便快捷地提供各种服务，通过实现办公自动化，可以优化现有的组织管理结构，调整管理体制，增加协同办公能力，从而使单位的管理流程更加清晰，减少了人力，降低了错误率。

2.发展历程

OA 系统起源于20世纪80年代，其信息化一共经历了四个发展阶段：

• 第一阶段为纸质文档数字化阶段，即企业使用 Office、WPS 等软件实现企业文档资料电子化、数字化；
• 第二阶段为工作流程自动化阶段，“文件型 OA”逐步向“流程型OA”转变；
• 第三阶段为组织运营信息化阶段，企业引入或自主研发 OA 系统平台，并将其应用于企业的组织运营中，为企业各项经营管理活动提供多种办公信息服务；
• 第四阶段为协同办公阶段，企业在 OA 系统平台的支持下协调管理各项经营活动，促进各部门协同工作，为企业效益最大化目标的实现奠定坚实的管理基础。

在新时代背景下，OA 协同办公已成为企业管理信息化的必然趋势，但从当前企业管理信息化发展情况来看，企业整体 OA 信息化水平较低。部分企业仍停留在纸质文档数字化与工作流程自动化阶段，只是将 OA 作为一种企业管理工具，并没有充分发挥出 OA信息化的价值，并未真正实现各部门的协同办公，信息孤岛现象依然存在。企业有必要将 OA 信息化渗透于企业管理的各个层面，通过 OA 信息化建设清除企业内部信息共享障碍，解决企业内部信息传递不及时、不准确的问题，逐步实现协同办公，有效解决企业“信息孤岛”问题。

目前OA系统平台架构中存在的普遍问题

1.流程设计方面

在 OA 系统开发过程中，开发人员由于对企业正常工作流程不够熟悉，往往易产生同质化的开发现状，在开发中不结合用户特点和实际需求，导致系统架构在设计时难以满足用户在实际办公工作中的处理和管理应用，进而造成系统工作流程分解步骤相对繁琐，不同级别人员审批手续混乱。

例如在系统工作流设计过程中，部分开发人员甚至将工作流业务中的每个模块都进行单独细化开发，看似增强模块功能的完整，实则增加工作流处理的复杂性，办公人员在使用过程容易耗时、耗力，造成大量的用户使用积极性不高。

2.用户体验方面

当前，市面上许多 OA 系统产品的功能模块往往只注重表面工程，并不能真正满足 OA 用户的真实办公需求，很多模块往往并不适用，许多企业又不愿花钱做系统的二次开发，逐渐导致 OA 系统功能的闲置和弃用。

同时，许多 OA 系统在开发中对于功能适用性和深入程度上存在严重的缺陷，例如在 CRM、人事管理、财务、手机OA 等功能中由于开发深度不足，导致使用过程扩展性、灵活性和易用性较差，以及用户体验不足，影响工作效率。

3.系统性能方面

由于许多软件公司对OA系统的开发过分依赖产品包装与推广，在系统设计最初缺乏线下调研，不能结合企业现实办公实际需求，在系统设计开发中毫无特色可言，且系统技术架构单1、不合理，例如常见的产品技术缺陷如并发数太低、扩展性差等问题，导致服务维护成本太高。随着企业高速发展，并发数可能会由最初的几百人到几年后的数千人，一旦 OA 系统的开发架构在最初设计时失误，极易导致平台无法支持运行，系统运行缓慢和不稳定，特别是在与其它系统平台链接过程中包容性差，在线用户一旦超过指标数量，易造成服务器瘫痪或访问异常，并可能导致系统崩溃或产生数据丢失等，对企业易出现“信息孤岛现象”。

此外，OA 系统中涉及用户单位内部办公工作的处理和管理机密，安全性至关重要。如系统性能较弱，极易受黑客攻击，使安全性大打折扣，导致内部信息泄露，给企业带来严重的损失。

OA系统选型八大原则

选型时，要充分考虑应用技术发展和企业信息化建设总体规划，保证系统的后期维护、发展和扩充的可能性。

1.先进性原则

系统要采用成熟且有发展前景的先进技术和平台化手段，实现短时间内部署和完善，建立规范、灵活、利于扩展的系统结构，以及合理、严谨的数据设计结构，确保数据、展示界面和流程处理的一致性。

2.开放性和兼容性原则

OA 系统建设要充分遵照共同技术标准，包括统一身份认证、数据交换与存储等，全面支持跨操作平台、跨硬件系统、跨数据库的开放性设计原则，实现与其他应用系统对接，能随时增加新的功能模块和二次开发平台，便于企业技术人员理解数据结构和维护系统，同时具备兼容性，后期达到保护原有资源、实现系统过渡和扩展升级的目标。

3.标准化原则

要结合企业开发实际，统一开发规范的数据文档标准、管理标准和建设质量标准等，提高系统平台的可靠性和可维护性，有效降低运行维护成本和开发周期。

4.经济实用性原则

系统建设要加强内部管理、人员管理、信息管理等风险控制。一方面，要符合企业管理服务模式、制度和财务准则，充分考虑业务环节管理中的数据便利性和可行性。另一方面，要充分考虑使用人员的实际需要，设置方便、简单、实用、易学易用的操作方式。此外，还要充分考虑系统的灵活性，以最低成本建设项目，减少系统需求变更及维护工作量和维护成本。

5.共享性原则

系统建设要确保数据传输、存储、共享的准确性、完整性和统一性。根据相应角色分配不同权限，方便使用者调用、查询相应系统信息。在数据信息安全保密的基础上，积极开展协同业务，整合企业的业务应用平台、应用服务支持平台、终端设备等，实现跨平台、跨系统、跨业务、跨区域的数据信息使用开发和共享交流。提供实时可靠的信息数据，健全工作资料共享机制，完善内部控制监管流程，逐步实行线上业务办理和进度查询及问题反馈，促进上级意见、指示、要求落实，搭建问题受理和反馈渠道，提高网上业务办理效率。

6.实时性原则

系统建设要考虑硬件支持平台的参数配置、网络带宽速率和应用场景等实际情况，做到在高并发下性能稳定和单点应用效率高，保证应用效果，使管理者和使用者易学易用。

7.可扩展性原则

系统建设要考虑到协同办公管理是一个渐进的过程，需要不断地扩充和完善。要具备优秀的技术升级能力和扩展性，在充分论证未来规划的基础上，支持动态可扩展，能够实时增加或减少业务应用模块，快速构建新应用。

8.可维护性原则

系统建设要充分考虑可维护性，保证后期系统功能的修正和完善。能支持企业现有的全面应用和未来建设扩展工作，以满足学校发展过程中的组织扩张、机构变革、制度变更、流程改变等管理服务变化。

解决措施：零代码绕过技术障碍

OA系统可以在提高工作效率、促进协同、数据管理、安全性和客户服务等方面提供帮助，因此很多企业都在选择使用OA系统来改善其业务流程和管理。

我们公司正在使用的OA系统，帮助解决了“人、物、事、财”的数字化难题，下面是我们公司自行搭建的模板：

接下来就以我们公司正在用的OA系统为例，为大家进行OA系统的功能介绍。

1.事项审批——申请统一管理，操作便捷简单

• 合同审批：数字化合同审批，不用再拿厚厚的合同书了
• 采购审批：规范作业流程把控采购成本，
• 报表统计：对审批需求及其处理情况进行分析，延宕一清二楚

2.客户管理——明细清清楚楚，状态一目了然

3.预警系统——完善预警机制，提前防范风险

4.物资管理——自动归档，灵活调用

• 物资库：建立物资信息库，清晰明了；随时新增入库，快捷便利
• 采购：标准化采购物资，库存数量看得到，采购多少心中有数
• 领用：领用关联一键搞定，智能计算库存，超出库存限制领用
• 归还：选择相关物资，即刻归还入库
• 物资统计：全面监控库存状态，把控物资调用情况

5.日报周报——透明数据，跟踪进展

• 周报：分部门设计日报内容及要求，针对性设置
• 日报：规范一周工作内容总结与下周规划，清晰明了
• 流程待办：将日报设置每日代办提醒，督促团队每日汇报

企业OA信息化建设总体方案

企业OA信息化建设包含四方面的内容：

• 搭建 OA 系统平台，创建协同办公软环境，同时做好硬件基础设施建设，确保 OA 系统平台安全、平稳运行；
• 建立完善的信息化管理制度体系，包括岗位责任制度、系统运行管理制度等，为 OA 信息化提供制度支撑；
• 加强数据管理，打破信息孤岛；
• 充分落实人员的培训工作，提高人员信息素质，为 OA 信息化的深入推进保驾护航。

以下对此进行具体说明——

1.建设OA系统平台

建设OA系统平台的目的在于搭建一个覆盖企业全范围、多结构部署且能帮助企业实现统一管理、满足企业全面管理需求、支持企业内部沟通与对外沟通的办公平台。根据这一目标，对企业工作模式、办公及业务流程、人员素质、历史信息数据、当前信息管理要求进行充分调研，从个人办公、内部审批、检查督办、资源管理、档案管理、知识管理等多个方面入手设计 OA 系统平台建设方案。

2.完善信息化管理制度

企业全员均可使用 OA 系统平台，为规范、约束人员行为，企业需要建立完善的信息化管理制度体系：

• 优化企业原有的岗位责任制度，明确各部门不同岗位人员在 OA 信息化建设中的工作责任，使其了解个人的 OA 系统账户权限，要求其根据实际工作需求选择共享信息。
• 建立 OA 系统运行管理制度，详细说明 OA 系统的运行规则与管理维护细则，细化相关工作标准。
• 建立信息安全保障制度，明确企业各部门信息安全工作职责、操作员安全管理方法、密码与权限管理方法，明晰威胁企业信息安全行为的处理办法。
• 完善已有信息沟通制度，严格设置企业内部沟通与对外沟通的程序。

3.建立数据迁移和数据共享模式

俗话说：“三分技术、七分管理、十二分数据”，现如今的OA办公自动化要打破信息孤岛现象，建立统一健全的数据管理体系，在切实实现和促进办公自动化过程中，亟须整合在旧系统中遗留的历史数据，如果不及时纠正历史数据，往往会让新的OA系统成为空壳，导致正常的业务无法顺利开展。所以，要建立数据共享平台，方便数据的导入和导出，从而最大限度减少使用者的重复劳动。随着改革和发展的不断深化，推进OA系统办公自动化是事业单位发展的重要举措，在实际工作中要勇于创新，大胆实践，这样我们才能推动OA系统不断创新。

4.加强人员培训

企业应用 OA 系统平台开展各项经营管理活动，需要人员十分熟悉 OA 系统平台的操作流程，掌握多种信息技能。企业应制订面向全员的培训方案，以深入推进 OA 信息化建设。对于普通员工，着重强调 OA理论、基本操作、数据采集与录入等基础知识技能；对于管理层，除培训基础知识技能之外，还应加强对大数据技术的培训，提高管理人员的数据挖掘、分析与处理能力。为激励企业全员积极参与培训活动，企业有必要采用多元化的培训方式，引入先进的OA协同办公内容。

以上，希望对大家有帮助。

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