在处理投诉的时候，我们往往会感到棘手，客户的情绪与待处理的业务问题，要优先处理哪一个？为什么客户不接受道歉和解释？应该怎样一步步获得客户的谅解和信任，最终让客户同意撤销投诉？

 

　　以下是投诉处理思路及参考话术，供大家借鉴。

 

　　一、介绍自己

 

　　（1）这里是XX客服中心工作人员，我是今天的业务主管，我姓XX，我的工号是XX，请问您现在方便接听电话吗？

 

　　（2）我是刚刚接听您电话的客服人员的直属领导，我姓XX，我的工号是XX，您刚刚是反馈XX问题，对吗？

 

　　（3）当客户要求再次换人，或者转接最高级领导时，可这样介绍自己：我是今天的业务主管，我相信我可以给您最专业的解答，多数客户通过和我沟通问题都圆满解决了，我相信您也不例外，我们可以就您的问题先做进一步的探讨，您看可以吗？

 

　　二、了解客户的情况时，让客户先说，有技巧地提问和倾听

 

　　（1）提问：

 

　　提问的内容要和客户咨询的业务有关，并且提问的方式不能让客户反感，让客户愿意去说，去沟通，提问的时候要对客户抱有同理心，比如：“您说的我非常理解，听到您这样描述，我也很难过……您方便再次描述下事情的经过吗？”“这对您肯定造成很大的不便，否则您也不会多次专门给我们打电话”。

 

　　（2）倾听：

 

　　用语气词表达共情，如“嗯”、“是的”、“我明白”、“我理解”、“哦”。听的过程中要适当提问，以此鼓励客户继续说，并向客户传递出自己认真倾听的态度，如“然后呢？”“接着呢？”“后来呢？”适当给出一点自己的观点，表明自己和客户共情，如“原来事情是这样的，所以您才会多次来电？”

 

　　三、了解客户的情况后，要尝试抬高、赞美和感谢客户

 

　　赞美和感谢客户是为了缓解客户的情绪，让客户可以和自己继续沟通此事，如：“X先生，真的很感谢您抽出宝贵的时间，给我们这么好的建议，帮助我们改善工作。看得出您是一位富有正义感，并且有学识的人，否则您不会想出这么好的建议，还能这么详细地告诉我们该如何去改善服务。”

 

　　四、赞美客户后，需要进一步去平复客户的情绪，向客户致歉

 

　　致歉是为了进一步争取和客户沟通的空间，让客户感受到我们想处理问题的诚意，致歉需要有分寸，不能责怪座席和我行的业务规则，要学会无责道歉。如：“非常不好意思，刚刚听您的描述，我也倍感难过，说抱歉并不能表达我的愧疚之心，我会第一时间进行整改”，“这件事确实给您带来不便，我们真心抱歉，在给您回电之前，我已经和座席进行了相应的面谈，员工也非常内疚没有很好的解决您的问题，也多次请求我代替他跟您致歉”；“由于我们服务的不周给您带来了不便，请您原谅，后续我们一定会加强改进”。

 

　　五、向客户做进一步的解释说明

 

　　客户的投诉可能有理，也可能无理，但是均需要向客户解释说明，解释说明时需要中立客观，不要指责任何一方，要尽量让客户感觉到是被保护的。如：“X先生，我非常理解您的心情，我也很想帮您，更多的时候我也是消费者，我和您的立场是一致的，但是事情处理确实是需要时间的，我前几天自己操作转账时，也发生了类似的事情，也是需要等待系统来处理的，并非我不想帮您。”

 

　　

 

　　六、给出自己的最终的解决方案

 

　　如果能当时解决的，当时就给客户解决问题，如果确实无法当时解决的，就给客户一个解决方案，但是给方案时要适当降低客户的期望值，不要随便承诺客户。如：“这个问题需要后台部门的配合，我会时时反馈处理，为了表示想帮您解决问题的诚意，我会尽我最大的努力帮您争取处理进度。”如果涉及到需要通过工作联系单反馈的，切记不可承诺客户，如：“您放心，我稍后一定会实时帮您反馈这个问题，让我们后台部门尽快帮您核实，一旦有结果会第一时间给您回电，但是由于前后台分离，具体以后台处理结果为准。”之后，再次征询客户意见，如：“请您相信我，我也希望最有效率的帮您解决问题，您还有其他需要补充的吗？”

 

　　七、做最后的服务弥补，培养客户的忠诚度和信任度

 

　　处理客户投诉过程中，要时刻掌握客户情绪的变化，为了赢得客户最后的信任度，结束时看客户对处理结果的满意度情况，可再次告知客户自己的工号，若遇到客户坚持要求座席后续回电，且无法拒绝的，要给自己争取时间，让自己变被动为主动，如：鉴于您的情况特殊且紧急，我后续会一直帮你持续追踪这件事情，一旦有最新的结果，我也会第一时间联系您。通过和您的沟通，我也深刻意识到自己在团队管理方面的不足，后续也请您继续监督，我相信我们一定会越做越好，感谢有您这样忠诚的客户，期待下次继续为您服务。”