纸引未来网讯订单管理是业务管理的核心一环，但在利红数字化系统服务团队的走访中，超过80%的客户仍是采用业务员线下制作订单/报价单的方法，3个月前，主营纸品的广州某纸业公司也是其中一员。

但如今，该纸企的业务员们早已跳出手工制单的“原始社会”，一举迈进订单流程自动化的“智能时代”，原来配置一个订单模板需要一整天，如今所有模板配置在交付使用时已经完成，直接选用就行；原来做一份订单需要15分钟，现在从订单到采购，再到入库出库仅需2分钟就能轻松搞定。该纸企时怎样实现了订单管理的“时代跨越”？利红数字化服务团队与该纸企的梁总进行了一场深度对话。

模板配置花一天？现在系统上线即可使用

在签约使用利红数字化系统之前，该纸企业务员一直采用人员手工录入订单的老办法。之所以不得不使用人工，梁总提到，因为传统CRM系统“订单功能难用”，配置一个模板就需要耗费整整一天的时间，而业务员做一份订单也需要15分钟左右，效率之低，令人不堪忍受。

为帮助梁总解决这一难题，利红数字化系统服务团队从订单配置三要素——客户资料、产品资料、订单模板入手，助力梁总系统梳理了客户与产品信息。客户资料方面，服务团队配合梁总进行将存量客户的资料进行了完善，形成完整的客户资料库。

产品方面，梁总用一键导入方式对产品并重新调整分组，完善产品基本信息，形成完整的产品资料库。

在曾经让梁总头疼的订单模板问题上，利红数字化系统服务团队在与梁总确定好模版细节之后，仅用2个小时便将4个订单配置完毕并导入系统，经测试，导出订单的信息完整，格式符合要求，打印模板按需调用，梁总惊赞不已。

经过几个月的使用，梁总向利红数字化系统服务团队反馈道：“业务员已经对利红数字化系统熟练上手，从录入一份订单，到完成订单的采购、自动出入库只需要2分钟，相比之前节省了足足80%的时间！”

对症下药优化流程，审批与回款实现“自动化”

梁总还十分“嫌弃”传统CRM的单一功能。只能存储订单信息，无法与审批、财务收款等流程互通，因而无法形成数据沉淀、业绩统计的闭环。虽然公司一直要求业务人员需要将超过一定金额的订单交由梁总审批，但被遗忘的事情常有发生，未经审批的订单出现信息错误，给公司业务造成巨大风险。

对此，利红数字化系统服务团队结合系统审批流以及工作流功能，为其配置了“大金额订单审批”和“回款确认审批”两个审批流，前者在新建订单金额超过5000元时会自动触发审批给梁总，经梁总确认后，业务员即可将订单直接发给客户；后者则会在业务员收到客户款项之后自动创建回款单并提交审批给财务以备确认。

另外还根须企业的制度与需要设置了客户预警、收款预警、库存预警等预警系统设置，减少人工计算，实现智能提醒，有效避免工作中的疏忽遗漏。

此外，利红数字化系统全链条贯通，当系统监控到订单有回款、采购、出入库等信息时，自动同步变更订单状态，实现全系统信息同步，各部门协同办公。

使用利红数字化系统审批业务流程后，该纸企再没出现过订单出错情况，订单流转更为顺畅，老板梁总也更加放心了。

老板看“全景”员工看“局部”，让每个人都心中有“数”

数据安全问题也是梁总不乐意使用传统CRM的重要原因，由于订单信息分散存储在业务员各自的本地文件夹中，作为老板的梁总不仅无法掌握订单全貌，甚至经常出现员工因离职而删除订单信息的“恐怖事件”，公司客户积累暗藏危机。

利红数字化系统服务团队在优化业务流程的配置中也解决了这一问题。利红数字化系统订单功能实现了业绩自动统计、数据自动沉淀，梁总可以实时查看公司业绩完成情况、订单分布情况以及每位业务同事目前的订单分布，决策时有了“硬核”的业务信息支撑。

对每一位业务同事而言，他们也可以随时查看自己订单的推进情况和业绩完成进度，根据订单数据不断调整工作内容，让工作节奏更加有条不紊。

所有的订单数据统一保存在利红数字化系统中，不仅让客户维护更简单，而且不断沉淀的订单数据也是一笔宝贵的数据资产，梁总能够由此看见公司发展的每一步足迹，知来路，方知未来。

梁总通过利红数字化系统带领公司订单管理从线下走到线上的过程，折射的是传统加工贸易行业业务管理智能化转型的大趋势。利红数字化系统领行业之先将大数据、AI技术等应用于企业管理CRM，让线上化管理补足短板，真正成为企业整体业务效率提升的“利器”。在智能化大步前行的今天，利红数字化系统将助力企业充分享受智能技术的红利，推动企业提升管理质效，赋能加工贸易全行业加速升级。

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